Rutinhandbok för nystart av städområde

Vid nystart av ett städområde genomför vi på Active Clean nedanstående aktiviteter.

Kundpärm

En kundpärm upprättas, i vilken samtliga handlingar som rör kontraktet samlas. I kundpärmen samlas även alla installationsrapporter, kvalitetskontroller, kunduppföljningar, avvikelserapporter, kontraktsförändringar, med mera.

Uppdragspärm

En uppdragspärm upprättas och ska finnas tillgänglig på arbetsplatsen. Denna pärm innehåller alla för uppdraget vederhäftiga uppgifter som utföraren är i behov av att känna till.

Där ska finnas städuppläggning, städfrekvenser, beställningslistor, namnlistor på nyckelpersoner, kvalitetspolicy, miljöpolicy, kontrollrapporter och övriga uppgifter som underlättar för utföraren att kunna leva upp till kontraktets utfästelser.

Utrustning

Arbetsledaren utrustar uppdraget med nödvändig städutrustning i form av maskiner, kemteknik och städmaterial. Utrustningen ska anpassas till företagets miljö- och kvalitetssäkringsprogram.

Personal

Vid val av utförare ska arbetsledaren, om utföraren inte är känd sedan tidigare, genomföra en anställningsintervju som klargör vilken utbildningsnivå denne har. Vid denna intervju används dokumentet ”Rutin vid anställningsintervju”.

Med ledning av vad som framkommer vid intervjun upprättar arbetsledaren ett förslag till utvecklingsprogram för utföraren. Detta förslag rapporteras till utbildningsansvarig, som samordnar kommande utbildningsinsatser.

Uppstartsdokument

När ett nytt uppdrag startas eller när en ny utförare ska installeras på ett arbete använder arbetsledare dokumentet ”Start av nytt objekt/ny utförare”.

Kvalitetskontroll

Arbetsledaren genomför efter installationen regelbundna kvalitetskontroller, där själva städresultatet bedöms, se dokumentet ”Kvalitetskontroll”. Utföraren använder sig av dokumentet ”Egenkontroll” för att kontrollera sitt eget arbete. Här dokumenteras när städuppgifter med längre intervall är utförda, exempelvis vecko- och månadsinsatser.

Kunduppföljning

Kunduppföljningar, då Active Cleans och kundens representanter går igenom uppdraget, genomförs regelbundet och enligt överenskommelse. Vid dessa kunduppföljningar används dokumentet ”Kunduppföljning”.

Avvikelserapport

Vid alla avvikelser från den förväntade normala verksamheten används dokumentet ”Avvikelserapport”. Avvikelserapporten ska slutbehandlas. Erfarenheterna från avvikelser som uppstår på olika delar av Active Cleans verksamhet ska rapporteras till alla delar av företaget, där liknande fel kan uppstå.

Avvikelserapporterna behandlas varje vecka på företagsledningens möte, då det också avgörs vilka avvikelser som är slutbehandlade och ska arkiveras.

Kvalitetsbarometer

En gång per år genomförs en kvalitetsmätning av kundrelationer enligt dokumentet ”Kvalitetsbarometer”.